一、文档管理做些什么工作
文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。
1、工作内涵：
每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。
2、文档管理的系统元素：
（1）在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。
（2）对于每种类型的文档使用哪些模板。
（3）对于每种类型的文档提供哪些元数据。
（4）在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。
（5）在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。
（6）当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。
（7）要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。
（8）当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。
（9）如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。
3、文档管理的主要布步骤：
（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。
（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。
（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。
（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。
（5）规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。
（6）规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。
（7）规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。
扩展资料：
文档管理的特点：
1、层次展现：
层次结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。
2、权限管理：
依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。
3、文档发布：
文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。
4、导入导出：
文档导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。
5、文档附件：
文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。
参考资料来源：百度百科-文档管理
二、多人协同编辑文档
协同文档，顾名思义，是指支持多人协作的在线文档，具有在线编辑评论、实时云端保存、多端自动同步、团队知识管理等功能，可满足移动办公的灵活需求。
自2020年疫情爆发以来，远程办公的需求激增，以“多人、多地、多端在线实时协同”为特征的协同文档迅速出圈，不仅及时解决了企业灵活办公的需要，保障了业务运转效率，还一度跃升为公众信息传播的“国民级”产品。极光数据研报显示，2021年全年，行业MAU（月活跃用户数）均值达3.47亿量级，行业渗透率保持在60%以上，已经形成稳健的发展态势。目前，协同文档市场产品众多，企业如何结合自身需求选出心仪的产品？本文根据36氪企服点评产品数据盘点了协同文档赛道的头部产品，希望为企业选型提供有价值的参考。
1.石墨文档石墨文档是国内首款支持多人实时协同的云端Office办公软件。作为协同办公的基础工具，石墨提供了文档、表格、幻灯片、企业网盘等全套云协同办公产品。借助石墨文档，企业可以灵活搭建知识库，实现文件集中存储、知识沉淀和文化传承。通过多层级的权限设置、精细化的行为管控，能够有效降低内容泄露风险。此外，石墨文档能够在企业微信、钉钉等办公平台中快速使用，支持标准的API或SDK与企业办公系统深度集成，还支持特定功能的定制部署。
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2.钉钉阿里巴巴旗下免费的沟通与协同多端平台。钉钉文档专注于提供安全、实时、高效的企业级文档服务，涵盖在线文档、在线表格、在线脑图多种文档产品形态。对于企业中庞大文档类内容的管理，钉钉文档提供碎片化文档管理，全流程安全管控服务，保证企业结构化与非结构化数据资产安全。以文档协作为核心，融合视频会议、项目管理等其他协作产品，钉钉文档还形成了更多创新的应用方式。
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3.语雀语雀孵化自蚂蚁集团，是阿里员工使用的在线文档与知识沉淀平台，新一代文档与知识协同工具。自对外开放以来，目前已服务数千家企业。借助语雀的内容编辑器、结构化的知识目录和多端协同办公能力，企业及员工可以更好地管理知识文档，进行办公项目的协同。语雀的“结构化知识库管理”，在形式上类似书籍的目录。和其他可以任意建立文档的产品不同，语雀上的每一篇文档必须属于某一个知识库，其设计初衷在于希望从源头上帮助用户建立起知识管理的意识。
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4.飞书字节跳动旗下企业协作与管理平台，集即时沟通、日历、音视频会议、云文档、云盘、工作台等功能于一体。飞书文档支持多人、多设备同时编辑，内容自动保存到云端；支持插入图片、表格、文件、视频、任务列表、投票、代码块等丰富的内容，超越传统文档成为真正的电子文档；文档里可以@同事、发表评论，对方可在飞书上收到消息提醒，并直接进行回复，还可以给优质的文档点赞；通过演示模式，文档可秒变PPT，无需花费大量时间制作演示文档。
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5.腾讯文档腾讯文档是一款支持随时随地创建、编辑的多人协作式在线文档工具。无需注册，即可通过QQ、微信一键登录，并支持跨平台使用；拥有一键翻译、实时股票函数、语音输入转文字、图片OCR文字提取、表格智能分裂、查看历史修订记录等特色功能，并提供信息收集、打卡签到、考勤、在线办公、在线教育、简历等免费模板。
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6.金山文档金山文档是一款可多人实时协作编辑的文档创作工具软件。除了基础的文档功能外，整合了日历、会议、待办、表单、通讯录等功能。金山文档电脑版采用云端文件加密存储；能够智能识别文件来源，轻松管理多台设备上打开的文件；搜索文件类型或者关键字，即可在海量文件中快速找到所需；与WPS电脑版/手机版无缝整合，随时切换；全面兼容多平台操作，只需登录一个帐号，就能实时同步所有文档。
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7.企业微信企业微信是腾讯微信团队打造的企业通讯与办公工具，具有与微信一致的沟通体验，丰富的OA应用和连接微信生态的能力，可帮助企业连接内部，连接生态伙伴，连接消费者。目前已覆盖零售、教育、金融、制造业、互联网、医疗等50多个行业。企业微信文档继承了腾讯文档的编辑能力和稳定体验，可以邀请同事、微信客户、上下游加入文档共同编辑查阅，微信用户在微信即可接收文档协作通知，参与互动。
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8.有道云协作有道旗下基于资料管理和沟通的团队协作工具。PC、Web、Android、iOS、iPad、Mac等原生客户端全覆盖，随时、随地获取团队动态；全面兼容Office及主流文件格式，支持编辑、分享、检索和版本管理，还可搭配云笔记，收集多渠道文档；以协作群形式开展协同办公，可以高效地处理办公文档、清晰地分配任务和简单聚焦地沟通讨论。
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9.印象团队印象笔记推出的专注于高效团队的协作办公产品，支持导入印象笔记数据。团队内容可通过组织架构共享给团队成员，支持一对一、一对多、多对多等形式的共享；根据业务需要，支持团队成员针对不同项目内容的权限访问；在工作群聊的加持下，迅速同步信息，加快业务落地；发布笔记本到团队主页，成员可随时随地获取最新信息，实现项目实时动态追踪。
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10.永中文档永中软件是国产基础软件产品的核心代表之一。以办公软件为核心，覆盖从桌面办公应用到文档在线预览、云办公、移动办公产品及各类办公解决方案。永中文档是一款安全高效的文档在线协同平台，提供文档在线管理、多人协同编辑、历史版本管理、权限管控、文档安全等文档处理能力。可设定链接有效期、密码等多达7种访问权限，确保文档分享的安全性，帮助团队高效管理知识内容，实现效能升级。
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11.讯飞文档科大讯飞推出的一款支持多人多端协同编辑的在线文档产品。无论身处何地，一键发起协作，即可与团队成员共同编辑文稿，有任务圈人落实，添加批注讨论，历史记录可回溯；支持多人同时处理同一份表格，可一键转为收集表，提供工作表切换、9类函数、400公式及常用图表等多种专业功能；借助高精转写引擎，可实现会议全程录音并转写，实时编辑修改，轻松搞定会议内容存档。目前支持iOS、Android、Windows、MacOS、网页、小程序，可私有化部署。
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12.亿方云在线文档亿方云在线文档提供文件云存储、文件共享、协同办公、移动办公服务，可一站式满足企业文件全生命周期管理需求。在兼容传统OfficeWPS格式的基础上，通过在线编辑、多格式预览、全文检索、文件评论、安全管控等功能，企业成员间、部门内外，甚至与企业外部合作伙伴，均可实现随时随地、任何设备上的文件共享与协作。同时，亿方云可以帮助企业实现海量文件的聚合、存储以及规范化管理，实现知识的有效沉淀和安全保护。
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13.坚果云在线Office坚果云是一款提供免费云存储服务的工具，产品分为个人版和企业版两种，可以帮助人们随时随地用任何设备快速访问文件，提供文件集中管理、同步协同办公、文件备份等云存储服务。在线编辑功能，无需手动导入导出，即可在线编辑Office文件，支持多人协作，实时查看最新修改内容；另有文档对比、OCR、思维导图、Markdown编辑器、云扫描等实用功能。
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14. ThoughtsThoughts是一款企业知识管理应用。通过可协作的结构化文档，帮助企业将知识积累和沉淀下来，并在团队中有效流动。Thoughts可以帮助用户创作工作中所需的一切内容，比如会议纪要、活动策划、项目计划等；除了插入图片、文件和链接以外，还可以把常用的第三方内容关联进来，直接在文档中展示；知识库采用树状目录的结构，容纳团队所有的知识内容，并支持评论沟通；可与Teambition互相联动，无缝切换。
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15.维格表vika维格表是一款支持API的智能多维表格，新一代团队数据协作与项目管理工具。维格表是对Excel电子表格、可视化型数据库、实时协作数据平台、数据中台的突破性整合。本质上，它是长得像Excel电子表格的关系型数据库，基于数据结构，每一列字段包含十余种数据类型（如文字、图片、视频、数字、货币等），可变换出丰富的“视图”界面（如相册、甘特图、看板、组织架构图等）。通过“分组、筛选、排序”等功能，可帮助用户从不同维度快速批量筛选数据。维格表由零代码协作系统搭建，轻松易用。支持跨部门、跨组织多人实时在线协同编辑。
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免责声明：以上排序主要根据36氪企服点评站内外热度的综合评价，排名不分先后。
更多协同文档请点击：表格工具制作软件_在线电子表格制作软件_手机做表格免费软件-36氪企服点评
三、文档类型有哪些
文档类型主要有以下几种：
1.电子文档：这是一种数字文档，通常通过计算机、智能手机或其他电子设备存储和传输。常见的电子文档格式包括Word文档、Excel表格、PDF文件、PowerPoint演示文稿等。
2.纸质文档：纸质文档是通过纸张记录文字、图片和其他信息的物理实体。这些文档通常需要存储在物理位置，如文件柜、图书馆或档案室。常见的纸质文档类型包括报告、合同、书籍、报纸、杂志等。
3.网页文档：网页文档是由网站创建并由浏览器查看的数字文档。它们通常包含文本、图片、视频、音频、链接和其他互动元素。网页可以是静态的，也可以是动态的，根据设计目的和功能需求而定。
4.多媒体文档：多媒体文档除了包含文本和图片，还可以包含音频、视频、动画和其他类型的媒体内容。这些文档可以提供更丰富的视觉和听觉体验。常见的多媒体文档类型包括电影、视频剪辑、音乐文件（如MP3）、动画等。
5.代码文档：代码文档是用于解释和说明计算机程序或软件如何工作的文档。这些文档通常包含程序的结构、功能、算法、数据类型、函数和类等的说明。
6.设计图纸：设计图纸是用于描述建筑、工程、产品或其他视觉项目的图纸和模型。这些文档通常包含线条、颜色、尺寸和其他视觉元素，以传达设计理念和实现方式。
以上只是一些常见的文档类型，实际上还有许多其他类型的文档，如数据表格、数据库记录、实验报告等。每种类型的文档都有其特定的用途和格式要求，需要根据具体需求选择合适的文档类型。